Interne Unternehmenskommunikation in Zeiten von Corona

Interne Unternehmenskommunikation in Zeiten von Corona

Hygieneregeln und Fragen der Arbeitsorganisation sind geklärt. Die IT-Abteilungen haben die technischen Rahmenbedingungen für das Mobile Arbeiten geschaffen. Die Aufgaben für die interne Unternehmenskommunikation hören damit nicht auf. In Verbindung bleiben, Transparenz herstellen und dadurch Vertrauen erhalten, sind die Ziele während der Krisenkommunikation.
Aus den Erfahrungen der ersten Woche der Corona-Krise haben wir erste Tipps für eine kontinuierliche interne Kommunikation zusammengestellt. Die Anforderungen des Mobilen Arbeitens spielt dabei eine zentrale Rolle.

Krisenkommunikation muss klar, einheitlich und transparent sein

Vor der Frage nach dem „Wie“ der Kommunikation steht das „Was“. Zielführende Krisenkommunikation setzt Krisenmanagement voraus. Die Verantwortung dafür muss bei der Geschäftsführung liegen. Selbstverständlich kann diese ihren Krisenstab um Experten aus dem Unternehmen erweitern. Und darunter sollte auf alle Fälle auch ein Verantwortlicher für die interne Kommunikation sein.

Dessen Aufgabe besteht vor allem darin, auf die Klarheit und Einheitlichkeit der Kommunikation zu achten. Er oder sie stimmt mit der Geschäftsleitung ab, welche Formulierungen, von wem, wann und an wen im Unternehmer kommuniziert werden. Zugleich sollte er sozusagen als erster Testempfänger aller Kommunikationsmaßnahme dem Krisenstab Feedback geben. Dabei geht es um folgende Kriterien:

• Sind die Informationen klar und verständlich, und zwar für alle Empfänger?
•  Sind sie relevant? Das heißt erfüllen sie sowohl das Informationsgebot seitens der Geschäftsleitung und das Informationsbedürfnis seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Und vor allem: Sind die übermittelten Informationen und Botschaften transparent? Kann der Empfänger nachvollziehen, warum eine Entscheidung getroffen wurde? Dazu müssen Informationen, die die Basis einer unternehmerischen Entscheidung bilden, mit kommuniziert werden. Und gegebenenfalls muss auch kommuniziert werden, wo auch der Geschäftsleitung noch Informationen fehlen und Entscheidungen so getroffen werden, dass sie unterschiedliche Szenarien abdecken.

Wichtig ist, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nachvollziehen können, auf welcher Grundlage Maßnahmen und Entscheidungen getroffen werden. Das schafft Solidarität durch informative Partizipation.

Zusammenhalt in Zeiten des Mobilen Arbeitens

Das Bedürfnis nach klarer, relevanter und transparenter Kommunikation ist typisch für jede Krisensituation. In Zeiten von Corona kommt eine zusätzliche Quelle von Unsicherheit hinzu: das verstärkte Mobile Arbeiten zu Hause. Die Sicherheit, die das alltägliche Arbeiten in der vertrauten Umgebung des Unternehmens bislang vermittelt hat, muss kompensiert werden.

Neben der Kommunikation strategisch wichtiger Entscheidungen ist das Vermitteln eines neuen unternehmensübergreifenden Alltags eine stark vertrauensbildende Aufgabe der internen Krisenkommunikation. Das heißt all das, was man sonst im Unternehmen mit offenen Augen und Ohren aufnimmt, sollte nun in Form von Berichten und Nachrichten medial vermittelt werden.

Wie das aussehen kann? Berichten Sie regelmäßig beispielsweise…

• wie Kollegen und Kolleginnen, die noch vor Ort im Unternehmen arbeiten, ihre Prozesse und Arbeitsplätze den Krisen-Umständen angepassten haben
• wie sich Mitarbeiter zu Hause für das Mobile Arbeiten eingerichtet haben
• Best Practice Beispiele im Umgang mit veränderten Arbeitsprozessen und Schnittstellen zu Kunden oder Lieferanten
• über kleine und große Erfolge in Vertrieb, der IT oder der Verwaltung
• …

Unternehmen, die bereits über ein Mitarbeitermedium wie eine digitale Mitarbeiterzeitung, ein Social Intranet oder ähnliches verfügen, können dieses Medium nun gezielt für die Kommunikationsaufgaben in Krisenzeiten nutzen. Wer über solche Mittel bislang nicht verfügt, kann mit einem simplen internen E-Mail-Newsletter anfangen. Vielleicht lässt sich aus diesem spontanen Instrument der Krisenkommunikation mittelfristig ein festes Angebot der internen Kommunikation entwickeln.

Die Videobotschaft schafft Vertrauen – aber ein E-Mail-Newsletter tut das auch

Die Form und mediale Aufbereitung muss und darf dabei den vorhandenen Mitteln angepasst bleiben. Wer schon vor Krisenzeiten ein multimediales Intranet geboten hat, sollte dies nun bestmöglich für die Ziele der Krisenkommunikation nutzen. Wer nichts hat, sollte nicht warten oder zu viel Zeit beim Aufbau einer medialen Infrastruktur verlieren. Ein E-Mail-Newsletter tut es für den Anfang allemal. Und in Unternehmensbereichen, in denen Mitarbeiter nicht über PC-Zugänge verfügen, ist ein gut auffindbarer und lesbarer Aushang immer noch das beste Mittel.

Ein Kommunikationsweg, der tatsächlich einen gewissen technischen Standard erfordert, sei hier dennoch hervorgehoben. Ein einfaches Video, in dem ein Mitglied der Geschäftsleitung eine Botschaft an die Mitarbeiter richtet, schafft schnell eine starke Verbindung. Das Bewegtbild hat nicht nur eine hohe Informationsdichte. Die persönliche Präsenz im Video vermittelt darüber hinaus Stabilität und Wertschätzung. Und das viel schneller und unmittelbarer als ein Text das kann.

Technisch sollte dies gar nicht zu aufwändig gemacht sein. Ein Smartphone mit Stativ und ggf. einem externen Mikro reicht. Wichtiger ist ein authentisches und vertrauensbildendes Setting. Der Sprecher sollte dort aufgenommen werden, wo er auch sonst arbeitet. Er sollte in seinem gewohnten Stil sprechen und auftreten – so wie auch sonst zum Beispiel bei einer Mitarbeiterversammlung. Etwas Sorgfalt ist auf die akustischen Verhältnisse zu legen. Wenn der gewohnte Ort zu laut ist, lässt sich die Aufnahme ggf. zu einem ruhigeren Zeitpunkt machen. Oder man sucht ausnahmsweise doch einen ruhigeren Ort.

Die Verbreitung kann über das Intranet erfolgen. Steht das nicht zur Verfügung bietet Youtube eine Alternative. Ein auf einem einfach einzurichtenden Unternehmen-Account als privat oder nicht öffentlich hochgeladenes Video, kann bequem als Link über E-Mail verteil werden.